Comment nous traitons vos données personnelles

1. Responsable du traitement

E. Van Ranst, Zonen, dont le siège social est situé à Industriepark Brechtsebaan 3, 2900, Schoten (KBO 0403.750.721, TVA BE0403.750.721), est responsable du traitement de vos données personnelles. Pour toute question concernant cette déclaration ou vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@vanranst.be.

2. Quelles données nous traitons

• Données d’identité et de contact : nom, nom de l’entreprise, numéro de TVA, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données de commande : les commandes que vous introduisez et les détails nécessaires à cet effet.
• Données de livraison : en cas d’expédition, nous recevons via notre boutique en ligne une personne de contact et une adresse de livraison.
• Contenu de gravure fourni : textes, logos et — lorsque vous en passez commande — une image d’empreinte digitale qui est gravée dans un bijou.
• Préférence linguistique : la langue que vous choisissez pour le portail client et pour nos e-mails qui vous sont adressés (néerlandais, anglais ou français), conservée sur votre compte client.

3. Gravure d’empreintes digitales (données biométriques)

Une image d’empreinte digitale est une donnée biométrique et relève des catégories particulières de données personnelles (article 9 du RGPD). Nous traitons une empreinte digitale dans un seul but : la réalisation de la gravure que vous avez commandée. Nous n’utilisons jamais l’empreinte digitale à des fins d’identification, d’authentification ou à toute autre fin.

Nos clients sont des bijoutiers professionnels (B2B). Lorsque, en tant que bijoutier, vous nous fournissez une empreinte digitale, il s’agit généralement de celle de votre propre client final. Lors du téléversement, vous confirmez donc expressément que vous avez obtenu le consentement valable et explicite de la personne concernée pour nous transmettre son empreinte digitale à cette fin et la faire traiter (article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD). Vous agissez ainsi en qualité de responsable du traitement à l’égard de votre client final ; E. Van Ranst, Zonen ne traite l’empreinte digitale que sur votre ordre, pour l’exécution de la commande.

Les fichiers d’empreintes digitales fournis sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour réaliser la gravure et traiter la commande, puis sont supprimés. La personne concernée peut retirer son consentement à tout moment ; adressez-vous pour cela au bijoutier qui a passé la commande ou directement à nous via info@vanranst.be.

4. Finalités et base juridique

• Exécution du contrat — le traitement et le suivi de vos commandes et la gestion de votre compte du portail.
• Obligation légale — obligations comptables et fiscales (notamment la facturation).
• Intérêt légitime — le bon fonctionnement et la sécurité du portail.

5. Destinataires et sous-traitants

Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins commerciales. Pour le fonctionnement de nos services et du portail, nous faisons exclusivement appel à des sous-traitants spécialisés, qui ne traitent vos données que pour notre compte et selon des instructions strictes :

• Fournisseur de base de données et de comptes (Supabase) — pour le stockage sécurisé des données de votre compte et la gestion de vos connexions.
• Hébergeur (Vercel) — pour l’exécution et la mise à disposition du portail et de l’application web elle-même.
• Services de surveillance des erreurs et de diagnostic (Sentry) — pour détecter les erreurs techniques dans le portail et garantir sa stabilité.
• Partenaires de logiciels ERP et de facturation (Optedo) — pour le traitement administratif, la gestion et la facturation de vos commandes.
• Service de cache et de sécurité (Upstash) — pour freiner les demandes répétées lors de la connexion et sur certains formulaires, et ainsi prévenir les abus. Votre adresse IP est traitée à cette occasion ; lors d’une connexion avec un badge de collaborateur, l’adresse IP est conservée 15 minutes au maximum, et un chiffrement irréversible de l’identifiant du badge est en outre conservé 24 heures au maximum afin de détecter les tentatives erronées répétées. Base juridique : intérêt légitime (sécurité).
• Service de sauvegarde (Cloudflare R2) — pour une copie de sécurité quotidienne du stockage de fichiers (photos, fichiers de gravure, envois de fichiers, fichiers 3D (STL)). Un fichier supprimé chez nous (y compris à la suite d’une demande de suppression) disparaît du miroir de sauvegarde lors de la prochaine synchronisation nocturne ; la version précédente reste dans un dossier de conservation protégé et y est définitivement supprimée après 365 jours au plus tard.
• Service d’analyse (Vercel Analytics et Vercel Speed Insights) — pour des statistiques de visite et de performance anonymisées (par ex. temps de chargement) sur l’utilisation de notre site web et du portail, sans cookies et sans profils personnels.
• Service de messagerie (Microsoft 365) — pour l’envoi de notifications du portail et d’e-mails relatifs aux commandes depuis notre domaine d’entreprise.

Où vos données sont-elles traitées ? Notre base de données et les données de compte (Supabase) sont traitées à Londres (Royaume-Uni), sur la base de la décision d’adéquation de la Commission européenne pour le Royaume-Uni ; Vercel assure l’hébergement de l’application. Notre service de sauvegarde (Cloudflare R2) conserve lui aussi la copie de sécurité dans l’UE (région Europe occidentale). La surveillance des erreurs (Sentry) passe par une infrastructure européenne, située en Allemagne. Les e-mails transitent par Microsoft 365. Notre service de cache et de sécurité (Upstash) fonctionne dans la région UE de Francfort, en Allemagne (code de région eu-central-1).

6. Durée de conservation

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour les finalités décrites ci-dessus. Les données de facturation et de comptabilité sont conservées pendant le délai légal de 10 ans. Les autres données de commande sont conservées pendant 10 ans après votre dernière commande ou après la fin de notre relation contractuelle, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées. Les demandes, listes et envois de fichiers que vous introduisez via le portail client et qui restent sans suite pendant 28 jours sont clôturés automatiquement ; pour les demandes, commandes et multi-commandes archivées, nous effaçons en principe, 28 jours après l’archivage (7 jours pour une commande refusée), le texte libre, tel que les textes de gravure, noms, remarques, informations de livraison et motif d’un refus (également pour une liste ou un envoi refusé), ainsi que les fichiers joints, tandis que les données commerciales (numéro, client, quantités) sont conservées. Les poinçons de maître que vous chargez via le portail client restent conservés dans votre bibliothèque de poinçons jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ; le nom du fichier est conservé comme libellé du poinçon. Pour chaque écriture sur le compte de métaux précieux, nous conservons en outre une piste d’audit (quoi, quand, par quel canal et quel collaborateur l’a effectuée) pendant 10 ans, conformément à l’obligation de conservation comptable. Pour les actions d’administration sur votre compte (approbation, blocage, liaison à votre dossier client), nous tenons un journal d’administration indiquant quel collaborateur a fait quoi et quand ; ce journal est conservé 2 ans. Nous conservons votre préférence linguistique aussi longtemps que votre compte client existe ; elle disparaît avec le compte. Les données de nos registres d’outillage sur mesure (matrices de frappe et moules), telles que le nom du client et le dessin, sont conservées aussi longtemps que l’outil peut rester en usage.

7. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation de vos données, du droit à la portabilité et du droit de vous opposer à certains traitements. Vous exercez ces droits en envoyant un e-mail à info@vanranst.be. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

8. Cookies

Nous utilisons uniquement des cookies fonctionnels strictement nécessaires. Il s’agit du cookie de session pour votre authentification (maintenir votre session ouverte), qui expire automatiquement au plus tard 30 jours après votre dernière visite, et du cookie vr_taal, qui mémorise la préférence linguistique du portail (néerlandais, anglais ou français) et reste valable un an. Le cookie de langue ne contient aucune donnée personnelle et n’est pas utilisé pour vous suivre. Nous n’utilisons ni cookies analytiques ni cookies de marketing — nos statistiques de visite (voir le point 5) sont elles aussi collectées sans cookies. C’est pourquoi aucun consentement aux cookies n’est requis.

9. Introduire une plainte

Si vous estimez que nous ne traitons pas correctement vos données, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données belge (Gegevensbeschermingsautoriteit), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.