Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens

1. Verwerkingsverantwoordelijke

E. Van Ranst, Zonen, met maatschappelijke zetel te Industriepark Brechtsebaan 3, 2900, Schoten (KBO 0403.750.721, BTW BE0403.750.721), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor vragen over deze verklaring of over uw gegevens kunt u terecht op info@vanranst.be.

2. Welke gegevens wij verwerken

• Identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, e-mailadres, telefoonnummer.
• Ordergegevens: de bestellingen die u indient en de details die daarvoor nodig zijn.
• Leveringsgegevens: bij verzending ontvangen wij via onze webshop een contactpersoon en een leveringsadres.
• Aangeleverde graveerinhoud: teksten, logo's en — wanneer u dit bestelt — een afbeelding van een vingerafdruk die in een sieraad wordt gegraveerd.
• Taalvoorkeur: de taal die u kiest voor het klantenportaal en onze e-mails aan u (Nederlands, Engels of Frans), bewaard bij uw klantaccount.

3. Vingerafdrukgravure (biometrische gegevens)

Een afbeelding van een vingerafdruk is een biometrisch gegeven en valt onder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Wij verwerken een vingerafdruk uitsluitend met het oog op één doel: het vervaardigen van de door u bestelde gravure. Wij gebruiken de vingerafdruk nooit voor identificatie, authenticatie of enig ander doel.

Onze klanten zijn professionele juweliers (B2B). Wanneer u als juwelier een vingerafdruk aanlevert, betreft dit doorgaans de vingerafdruk van uw eigen eindklant. Bij het uploaden bevestigt u daarom uitdrukkelijk dat u de geldige, uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon heeft verkregen om diens vingerafdruk voor dit doel aan ons te bezorgen en te laten verwerken (artikel 9, lid 2, a) AVG). U treedt daarbij op als verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw eindklant; E. Van Ranst, Zonen verwerkt de vingerafdruk enkel in uw opdracht voor de uitvoering van de bestelling.

De aangeleverde vingerafdrukbestanden worden bewaard zolang dat nodig is om de gravure te vervaardigen en de bestelling af te handelen, en worden daarna verwijderd. De betrokkene kan zijn of haar toestemming te allen tijde intrekken; richt u zich hiervoor tot de juwelier die de bestelling plaatste of rechtstreeks tot ons via info@vanranst.be.

4. Doeleinden en rechtsgrond

• Uitvoering van de overeenkomst — het verwerken en opvolgen van uw orders en het beheer van uw portaalaccount.
• Wettelijke verplichting — boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (o.a. facturatie).
• Gerechtvaardigd belang — de goede werking en beveiliging van het portaal.

5. Ontvangers en verwerkers

Wij delen uw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de werking van onze dienstverlening en het portaal doen wij uitsluitend beroep op gespecialiseerde verwerkers, die uw gegevens enkel in onze opdracht en volgens strikte instructies verwerken:

• Databank- en accountleverancier (Supabase) — voor de beveiligde opslag van uw accountgegevens en het beheer van uw aanmeldingen.
• Hostingleverancier (Vercel) — voor het draaien en uitleveren van het portaal en de webapplicatie zelf.
• Foutmonitoring- en diagnosediensten (Sentry) — om technische fouten in het portaal op te sporen en de stabiliteit te garanderen.
• ERP- en facturatiesoftwarepartners (Optedo) — voor de administratieve afhandeling, verwerking en facturatie van uw bestellingen.
• Cache- en beveiligingsdienst (Upstash) — om herhaalde aanvragen bij het aanmelden en bij bepaalde formulieren af te remmen en zo misbruik tegen te gaan. Hierbij wordt uw IP-adres verwerkt; bij het aanmelden met een medewerkersbadge wordt het IP-adres maximaal 15 minuten bewaard, en wordt daarnaast een onomkeerbare versleuteling van het badgekenmerk maximaal 24 uur bewaard om herhaalde foutieve pogingen op te sporen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (beveiliging).
• Back-updienst (Cloudflare R2) — voor een dagelijkse veiligheidskopie van de bestandsopslag (foto's, gravurebestanden, aanleveringen, 3D-bestanden (STL)). Een bestand dat bij ons gewist wordt (ook bij een verwijderverzoek), verdwijnt bij de eerstvolgende nachtelijke synchronisatie uit de back-upspiegel; de vorige versie blijft nog in een afgeschermde bewaarmap en wordt daar na uiterlijk 365 dagen definitief verwijderd.
• Analysedienst (Vercel Analytics en Vercel Speed Insights) — voor geanonimiseerde bezoek- en prestatiestatistieken (bv. laadtijden) over het gebruik van onze website en het portaal, zonder cookies en zonder persoonsprofielen.
• E-maildienst (Microsoft 365) — voor het versturen van portaalmeldingen en bestelgerelateerde e-mails vanaf ons bedrijfsdomein.

Waar worden uw gegevens verwerkt? Onze databank en accountgegevens (Supabase) worden verwerkt in Londen (Verenigd Koninkrijk), op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk; Vercel verzorgt de hosting van de applicatie. Onze back-updienst (Cloudflare R2) bewaart de veiligheidskopie eveneens in de EU (regio Western Europe). Foutmonitoring (Sentry) loopt via een Europese, Duitse infrastructuur. E-mail verloopt via Microsoft 365. Onze cache- en beveiligingsdienst (Upstash) draait in de EU-regio Frankfurt, Duitsland (regio-code eu-central-1).

6. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden. Facturatie- en boekhoudgegevens worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn van 10 jaar. Overige ordergegevens worden bewaard gedurende een termijn van 10 jaar na uw laatste bestelling of na de beëindiging van onze contractuele relatie, waarna ze worden verwijderd of geanonimiseerd. Aanvragen, lijsten en aanleveringen die u via het klantenportaal indient en die 28 dagen onbehandeld blijven, worden automatisch afgesloten; van gearchiveerde aanvragen, bestellingen en multi-orders wissen wij in de regel 28 dagen na archivering (een afgewezen bestelling na 7 dagen) de vrije tekst, zoals graveerteksten, namen, opmerkingen, afleverinfo en de reden van een afwijzing (ook bij een afgewezen lijst of aanlevering), en de bijgevoegde bestanden, terwijl de zakelijke gegevens (nummer, klant, aantallen) bewaard blijven. Meesterstempels die u via het klantenportaal oplaadt, blijven in uw stempelbibliotheek bewaard totdat u ons om verwijdering vraagt; de bestandsnaam wordt als label bij de stempel bewaard. Van elke boeking op de edelmetaalrekening bewaren wij daarnaast een controlespoor (wat, wanneer, via welk kanaal en welke medewerker ze uitvoerde) gedurende 10 jaar, aansluitend bij de boekhoudkundige bewaarplicht. Van beheerhandelingen op uw account (goedkeuring, blokkering, koppeling aan uw klantdossier) houden wij een beheerlogboek bij met welke medewerker wat deed en wanneer; dat logboek bewaren wij 2 jaar. Uw taalvoorkeur bewaren wij zolang uw klantaccount bestaat; ze verdwijnt samen met het account. Gegevens in onze registers van gereedschap op maat (slagmatrijzen en moules), zoals de naam van de klant en het ontwerp, bewaren wij zolang het gereedschap in gebruik kan blijven.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van uw gegevens, het recht op overdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. U oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar info@vanranst.be. Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van uw aanvraag.

8. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke, functionele cookies. Dat zijn de sessiecookie voor uw authenticatie (het ingelogd houden van uw sessie), die automatisch vervalt uiterlijk 30 dagen na uw laatste bezoek, en de cookie vr_taal, die de taalvoorkeur van het portaal onthoudt (Nederlands, Engels of Frans) en een jaar geldig blijft. De taalcookie bevat geen persoonsgegevens en wordt niet gebruikt om u te volgen. Wij gebruiken geen analytische of marketingcookies — ook onze bezoekstatistieken (zie punt 5) verzamelen wij zonder cookies. Daarom is er geen cookietoestemming vereist.

9. Klacht indienen

Bent u van mening dat wij uw gegevens niet correct verwerken, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.